การยืนยันกรรมการสำคัญเมื่อคุณต้องรู้ว่าใครควบคุมบริษัท ใครสามารถลงนาม หรือข้อมูลการบริหารในเอกสารนำเสนอล่าสุดหรือไม่ สรุปสาธารณะช่วยได้ แต่เอกสารทะเบียนอย่างเป็นทางการเป็นแหล่งข้อมูลที่แข็งแกร่งที่สุดสำหรับการตรวจสอบการกำกับดูแล
ข้อสรุปสำคัญ
- ควรตรวจสอบกรรมการปัจจุบันกับบันทึกอย่างเป็นทางการล่าสุด
- อย่าสมมติว่าหน้าเว็บการบริหารจัดการเป็นข้อมูลปัจจุบัน
- อำนาจสำหรับธุรกรรมหนึ่งรายการอาจยังต้องได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการหรือภายในแยกต่างหาก
เมื่อใดที่การยืนยันกรรมการสำคัญ
การตรวจสอบกรรมการเป็นเรื่องปกติสำหรับธนาคาร การเข้าร่วมตามข้อกำหนด สัญญาการจัดจำหน่าย การตรวจสอบการลงทุน และสัญญาซัพพลายเออร์ขนาดใหญ่ คำถามไม่ใช่แค่ใครถูกระบุในที่สาธารณะ แต่รวมถึงว่าคนนั้นปรากฏในบันทึกทะเบียนปัจจุบันหรือไม่
ถ้าบริษัทเป็นบริษัทย่อยหรือบริษัทในเครือ ให้แน่ใจว่าคุณกำลังตรวจสอบกรรมการของหน่วยงานที่ถูกต้อง ไม่ใช่แบรนด์หลัก
- ยืนยันตัวแทนที่จดทะเบียนและเจ้าหน้าที่ปัจจุบัน
- เปรียบเทียบทะเบียนกับผู้ลงนามในสัญญา
- เพิ่มระดับหากตำแหน่งและข้ออ้างอำนาจไม่ตรงกัน
วิธีใช้ผลลัพธ์ในทางปฏิบัติ
เมื่อยืนยันกรรมการแล้ว ทีมส่วนใหญ่จะรวมผลลัพธ์ไว้ในบันทึกการเข้าร่วมหรือแฟ้มธุรกรรม สรุปสั้น ๆ เป็นภาษาอังกฤษเกี่ยวกับชื่อและบทบาทเจ้าหน้าที่มักเพียงพอสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน
ถ้าทะเบียนและเว็บไซต์ไม่ตรงกัน ให้ถือทะเบียนเป็นฐานกฎหมายและขอให้บริษัทอธิบายความแตกต่าง
- เก็บข้อมูลเจ้าหน้าที่ต้นฉบับไว้กับแฟ้มธุรกรรม
- แจ้งความแตกต่างระหว่างประวัติบนเว็บไซต์กับข้อมูลทะเบียน
- ใช้ทะเบียนเป็นหลักฐานเมื่อมีคำถามเรื่องอำนาจ
ต้องการตรวจสอบกับบริษัทจริงหรือไม่?
ใช้ CorpGo Japan เพื่อระบุบริษัท รับใบรับรองทะเบียน และจัดทำสรุปภาษาอังกฤษสำหรับการตรวจสอบภายใน