การตรวจสอบซัพพลายเออร์ควรทำก่อนที่ชุดสัญญาสุดท้ายจะได้รับการอนุมัติ ไม่ใช่หลังจากใบสั่งซื้อเริ่มดำเนินการ ในญี่ปุ่น จุดล้มเหลวที่พบบ่อยที่สุดคือความสับสนเกี่ยวกับหน่วยงานตามกฎหมายในกลุ่มที่เป็นผู้จัดหาสินค้าหรือบริการจริง
ข้อสรุปสำคัญ
- ยืนยันหน่วยงานซัพพลายเออร์ที่ถูกต้องก่อนสัญญาจะเสร็จสมบูรณ์
- จับคู่ผู้ลงนามในสัญญา ผู้ที่ออกใบแจ้งหนี้ และบันทึกทะเบียน
- ใช้ใบรับรองทะเบียนสำหรับซัพพลายเออร์ที่สำคัญหรือทำธุรกิจซ้ำ
รายการตรวจสอบการยืนยันซัพพลายเออร์
ยืนยันชื่อบริษัทตามกฎหมาย ที่อยู่ ตัวแทน และหมายเลขบริษัท ตรวจสอบว่ารายละเอียดเหล่านี้ตรงกับร่างสัญญา ข้อมูลธนาคาร และสถานที่ดำเนินงานที่คุณติดต่อด้วยหรือไม่
ถ้าซัพพลายเออร์บอกว่าบริษัทแม่หรือบริษัทในเครือจะออกใบแจ้งหนี้แทน ให้ปรับแฟ้มการตรวจสอบให้สะท้อนคู่สัญญาที่แท้จริง
- หน่วยงานตามกฎหมายในสัญญาและใบแจ้งหนี้
- ที่อยู่ที่จดทะเบียนและตัวแทนที่รับผิดชอบ
- ความสอดคล้องของเว็บไซต์ โดเมน และสถานที่ดำเนินงาน
เมื่อใดควรเพิ่มระดับเกินกว่าการค้นหาอย่างรวดเร็ว
เพิ่มระดับเมื่อมูลค่าสัญญาสูง ซัพพลายเออร์จัดการวัสดุที่ละเอียดอ่อน หรือความสัมพันธ์มีความสำคัญเชิงกลยุทธ์ ใบรับรองทะเบียนที่แปลช่วยให้ทีมจัดซื้อ ฝ่ายกฎหมาย และการเงินเห็นพ้องต้องกันในหน่วยงานเดียวกัน
สิ่งนี้ยังมีประโยชน์เมื่อซัพพลายเออร์เป็นรายใหม่กับองค์กรของคุณและผู้อนุมัติภายในต้องการหลักฐานที่เป็นกลาง
- การใช้จ่ายจำนวนมาก สินค้าควบคุม หรือข้อตกลงจัดหาพิเศษ
- โครงสร้างหน่วยงานไม่ชัดเจนหรือแบรนด์กลุ่มบริษัท
- ความจำเป็นในการอนุมัติภายในจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่ใช่ชาวญี่ปุ่น
ต้องการตรวจสอบกับบริษัทจริงหรือไม่?
ใช้ CorpGo Japan เพื่อระบุบริษัท รับใบรับรองทะเบียน และจัดทำสรุปภาษาอังกฤษสำหรับการตรวจสอบภายใน