تكون مراجعة الامتثال أقوى عندما تبدأ بهوية الشركة الدقيقة. يمكن جمع معلومات الشركة اليابانية من بيانات الدليل العام، وثائق السجل الرسمية، النماذج الداخلية، وسجلات المعاملات، لكن يجب التوفيق بين هذه المصادر بعناية.
النقاط الرئيسية
- يجب أن تشير هوية الشركة وعملية الفحص إلى نفس الكيان القانوني.
- تسلسل مصادر الوثائق مهم للمراجعة والتدقيق.
- جودة الترجمة مهمة عندما تتجاوز المراجعة الحدود.
المعلومات التي تحتاجها فرق الامتثال عادةً
عادةً ما يحتاج ملف الامتثال القياسي إلى اسم الكيان القانوني، العنوان، رقم الشركة، تفاصيل المسؤول أو الممثل، وشرح لنشاط الشركة التجاري. تدعم هذه البيانات فحص العقوبات، انضمام العملاء، ومراجعة مخاطر الطرف الثالث.
عندما تكون العلاقة عبر الحدود، يمنع ملخص السجل المترجم الالتباس لاحقًا.
- معرفات الكيان القانوني والعنوان
- تفاصيل الممثل أو المسؤول
- الغرض التجاري والوثائق الداعمة
كيفية جعل المراجعة قابلة للدفاع
احتفظ بنسخ من المواد المصدر التي اعتمدت عليها وسجل تاريخ فحص كل سجل. يصبح الدفاع عن مراجعة الامتثال أسهل عندما تستطيع إظهار سبب ثقتك في مصدر على آخر.
يجب أن تكون مواد السجل الرسمية عادةً أعلى مرتبة من صفحات التسويق عندما يتعارضان.
- سجل متى تم فحص بيانات الشركة
- خزن المصدر الياباني الأصلي مع الملخص الإنجليزي
- علم التناقضات غير المحلولة بدلاً من تغطيتها
هل تحتاج إلى التحقق من هذا مقابل شركة حقيقية؟
استخدم CorpGo Japan لتحديد الشركة، الحصول على شهادة السجل، وإعداد ملخص باللغة الإنجليزية للمراجعة الداخلية.