Efterlevnadsgranskning är starkast när den börjar med exakt företagsidentitet. Japansk företagsinformation kan samlas in från offentliga katalogdata, officiella registerdokument, interna formulär och transaktionsregister, men dessa källor måste noggrant stämmas av.
Viktiga insikter
- Identitet och screening bör peka på samma juridiska enhet.
- Dokumentkällans hierarki är viktig för revisionsbarhet.
- Översättningskvalitet är avgörande när granskningen sker över gränser.
Information som efterlevnadsteam vanligtvis behöver
En standard efterlevnadsfil behöver vanligtvis juridiskt enhetsnamn, adress, organisationsnummer, företrädar- eller företrädarinformation och en förklaring av företagets verksamhet. Dessa datapunkter stödjer sanktionstester, kundonboarding och tredjepartsriskgranskning.
När relationen är gränsöverskridande förhindrar en översatt registeröversikt förvirring längre fram.
- Juridiska enhetsidentifierare och adress
- Företrädar- eller företrädarinformation
- Affärssyfte och stödjande källdokument
Hur man gör granskningen försvarbar
Behåll kopior av de källmaterial du förlitade dig på och notera datum för varje kontroll. Efterlevnadsgranskning är lättare att försvara när du kan visa varför du litade på en källa framför en annan.
Officiellt registermaterial bör vanligtvis rankas högre än marknadsföringssidor när de två är i konflikt.
- Dokumentera när företagsdata kontrollerades
- Spara originalet på japanska tillsammans med den engelska sammanfattningen
- Flagga olösta avvikelser istället för att jämna ut dem
Behöver du detta kontrollerat mot ett verkligt företag?
Använd CorpGo Japan för att identifiera företaget, erhålla registreringsintyg och förbereda en engelsk sammanfattning för intern granskning.