Compliance-Prüfungen sind am stärksten, wenn sie mit der genauen Unternehmensidentität beginnen. Japanische Unternehmensinformationen können aus öffentlichen Verzeichnisdaten, offiziellen Registerdokumenten, internen Formularen und Transaktionsunterlagen stammen, müssen aber sorgfältig abgeglichen werden.
Wesentliche Erkenntnisse
- Identität und Screening sollten auf dieselbe juristische Person verweisen.
- Die Hierarchie der Dokumentquellen ist für die Nachvollziehbarkeit wichtig.
- Übersetzungsqualität ist entscheidend, wenn die Prüfung grenzüberschreitend erfolgt.
Informationen, die Compliance-Teams üblicherweise benötigen
Eine Standard-Compliance-Akte benötigt typischerweise den rechtlichen Firmennamen, die Adresse, die Unternehmensnummer, Angaben zu Geschäftsführern oder Vertretern sowie eine Erklärung der Geschäftstätigkeit. Diese Daten unterstützen Sanktionsprüfungen, Kunden-Onboarding und Drittanbieterrisikobewertungen.
Bei grenzüberschreitenden Beziehungen verhindert eine übersetzte Registerzusammenfassung spätere Verwirrung.
- Rechtliche Identifikatoren und Adresse
- Angaben zu Vertretern oder Geschäftsführern
- Geschäftszweck und unterstützende Quelldokumente
Wie man die Prüfung nachvollziehbar macht
Bewahren Sie Kopien der verwendeten Quellen auf und notieren Sie das Datum der Prüfung jeder Aufzeichnung. Compliance-Prüfungen sind leichter zu verteidigen, wenn Sie zeigen können, warum Sie einer Quelle mehr Vertrauen geschenkt haben als einer anderen.
Offizielle Registermaterialien sollten in der Regel höher bewertet werden als Marketingseiten, wenn es Konflikte gibt.
- Dokumentieren Sie das Prüfdatum der Unternehmensdaten
- Bewahren Sie die originale japanische Quelle zusammen mit der englischen Zusammenfassung auf
- Markieren Sie ungelöste Diskrepanzen, anstatt sie zu glätten
Benötigen Sie eine Überprüfung mit einem echten Unternehmen?
Nutzen Sie CorpGo Japan, um das Unternehmen zu identifizieren, das Registerzertifikat zu erhalten und eine englische Zusammenfassung für die interne Prüfung vorzubereiten.