Samsvarsvurdering er sterkest når den starter med eksakt selskapsidentitet. Japansk selskapsinformasjon kan samles fra offentlige katalogdata, offisielle registerdokumenter, interne skjemaer og transaksjonsregistre, men disse kildene må avstemmes nøye.
Viktige punkter
- Identitet og screening bør peke til samme juridiske enhet.
- Dokumentkildehierarki er viktig for revisjonsspor.
- Oversettelseskvalitet er viktig når vurderingen krysser landegrenser.
Informasjon samsvarsteam vanligvis trenger
En standard samsvarsmappe trenger vanligvis juridisk enhetsnavn, adresse, foretaksnummer, leder- eller representantdetaljer og en forklaring på selskapets forretningsaktivitet. Disse datapunktene støtter sanksjonsscreening, kundeonboarding og tredjepartsrisikovurdering.
Når forholdet er på tvers av landegrenser, forhindrer et oversatt registeroppsummering forvirring videre i prosessen.
- Juridiske enhetsidentifikatorer og adresse
- Representant- eller lederdetaljer
- Forretningsformål og støttende kildedokumenter
Hvordan gjøre vurderingen forsvarlig
Ta vare på kopier av kildematerialet du stolte på og noter dato for når hvert register ble sjekket. Samsvarsvurdering er lettere å forsvare når du kan vise hvorfor du stolte på én kilde fremfor en annen.
Offisielt registermateriale bør vanligvis rangeres høyere enn markedsføringssider når de to er i konflikt.
- Registrer når selskapsdataene ble sjekket
- Lagre original japansk kilde sammen med engelsk sammendrag
- Marker uløste avvik i stedet for å glatte dem over
Trenger du dette sjekket mot et ekte selskap?
Bruk CorpGo Japan for å identifisere selskapet, skaffe registerbevis og utarbeide en engelsk oppsummering for intern gjennomgang.