การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะมีประสิทธิภาพที่สุดเมื่อเริ่มต้นด้วยการระบุหน่วยงานตามกฎหมายที่ชัดเจน ข้อมูลบริษัทญี่ปุ่นสามารถรวบรวมได้จากข้อมูลไดเรกทอรีสาธารณะ เอกสารทะเบียนอย่างเป็นทางการ แบบฟอร์มภายใน และบันทึกธุรกรรม แต่แหล่งข้อมูลเหล่านี้ต้องได้รับการประสานอย่างรอบคอบ
ข้อสรุปสำคัญ
- งานระบุและคัดกรองควรชี้ไปยังหน่วยงานตามกฎหมายเดียวกัน
- ลำดับชั้นของแหล่งข้อมูลมีความสำคัญต่อการตรวจสอบย้อนหลังได้
- คุณภาพการแปลสำคัญเมื่อการตรวจสอบข้ามพรมแดน
ข้อมูลที่ทีมปฏิบัติตามข้อกำหนดมักต้องการ
แฟ้มปฏิบัติตามข้อกำหนดมาตรฐานมักต้องการชื่อหน่วยงานตามกฎหมาย ที่อยู่ หมายเลขบริษัท รายละเอียดเจ้าหน้าที่หรือตัวแทน และคำอธิบายกิจกรรมทางธุรกิจของบริษัท จุดข้อมูลเหล่านี้สนับสนุนการคัดกรองการคว่ำบาตร การเข้าร่วมลูกค้า และการตรวจสอบความเสี่ยงของบุคคลที่สาม
เมื่อความสัมพันธ์เป็นข้ามพรมแดน สรุปทะเบียนที่แปลช่วยป้องกันความสับสนในขั้นตอนถัดไป
- ตัวระบุหน่วยงานตามกฎหมายและที่อยู่
- รายละเอียดเจ้าหน้าที่หรือตัวแทน
- วัตถุประสงค์ทางธุรกิจและเอกสารแหล่งข้อมูลสนับสนุน
วิธีทำให้การตรวจสอบป้องกันได้
เก็บสำเนาเอกสารต้นทางที่คุณใช้และบันทึกวันที่ตรวจสอบแต่ละรายการ การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะง่ายต่อการป้องกันเมื่อคุณแสดงเหตุผลว่าทำไมคุณจึงเชื่อถือแหล่งข้อมูลหนึ่งมากกว่าอีกแหล่งหนึ่ง
เอกสารทะเบียนอย่างเป็นทางการควรมีลำดับความสำคัญเหนือหน้าการตลาดเมื่อข้อมูลทั้งสองขัดแย้งกัน
- บันทึกวันที่ตรวจสอบข้อมูลบริษัท
- เก็บเอกสารต้นฉบับภาษาญี่ปุ่นพร้อมสรุปภาษาอังกฤษ
- แจ้งความแตกต่างที่ยังไม่ได้แก้ไขแทนที่จะปกปิด
ต้องการตรวจสอบกับบริษัทจริงหรือไม่?
ใช้ CorpGo Japan เพื่อระบุบริษัท รับใบรับรองทะเบียน และจัดทำสรุปภาษาอังกฤษสำหรับการตรวจสอบภายใน