Đánh giá tuân thủ mạnh mẽ nhất khi bắt đầu với nhận dạng chính xác công ty. Thông tin công ty Nhật Bản có thể thu thập từ dữ liệu danh bạ công khai, tài liệu đăng ký chính thức, biểu mẫu nội bộ và hồ sơ giao dịch, nhưng các nguồn này phải được đối chiếu cẩn thận.
Những điểm chính
- Nhận dạng và sàng lọc phải chỉ đến cùng một thực thể pháp lý.
- Thứ tự nguồn tài liệu quan trọng cho khả năng kiểm toán.
- Chất lượng dịch thuật quan trọng khi đánh giá vượt biên giới.
Thông tin thường cần cho nhóm tuân thủ
Một hồ sơ tuân thủ tiêu chuẩn thường cần tên thực thể pháp lý, địa chỉ, mã số doanh nghiệp, thông tin cán bộ hoặc đại diện và giải thích về hoạt động kinh doanh của công ty. Những dữ liệu này hỗ trợ sàng lọc trừng phạt, onboarding khách hàng và đánh giá rủi ro bên thứ ba.
Khi mối quan hệ là xuyên biên giới, bản tóm tắt đăng ký được dịch giúp tránh nhầm lẫn sau này.
- Định danh thực thể pháp lý và địa chỉ
- Thông tin đại diện hoặc cán bộ
- Mục đích kinh doanh và tài liệu nguồn hỗ trợ
Cách làm cho đánh giá có thể bảo vệ được
Lưu giữ bản sao tài liệu nguồn bạn dựa vào và ghi lại ngày kiểm tra từng hồ sơ. Đánh giá tuân thủ dễ bảo vệ hơn khi bạn có thể chứng minh tại sao tin tưởng một nguồn hơn nguồn khác.
Tài liệu đăng ký chính thức thường nên được xếp trên trang tiếp thị khi có mâu thuẫn.
- Ghi lại ngày kiểm tra dữ liệu công ty
- Lưu trữ tài liệu gốc tiếng Nhật cùng bản tóm tắt tiếng Anh
- Đánh dấu các khác biệt chưa giải quyết thay vì làm mờ chúng
Cần kiểm tra điều này với công ty thực tế?
Sử dụng CorpGo Japan để xác định công ty, lấy giấy chứng nhận đăng ký và chuẩn bị bản tóm tắt tiếng Anh cho đánh giá nội bộ.