Vastavuskontroll on kõige tugevam, kui see algab täpse ettevõtte identiteediga. Jaapani ettevõtte infot saab koguda avalikest kataloogidest, ametlikest registridokumentidest, sisemistest vormidest ja tehinguandmetest, kuid neid allikaid tuleb hoolikalt ühtlustada.
Peamised järeldused
- Identiteet ja kontroll peaksid viitama samale juriidilisele isikule.
- Dokumendiallikate hierarhia on oluline auditeeritavuse jaoks.
- Tõlke kvaliteet on oluline, kui ülevaatus toimub piiriüleselt.
Info, mida vastavusmeeskonnad tavaliselt vajavad
Tavaline vastavusfail vajab tavaliselt juriidilist nime, aadressi, ettevõtte numbrit, ametniku või esindaja andmeid ja selgitust ettevõtte tegevuse kohta. Need andmepunktid toetavad sanktsioonide kontrolli, kliendi liitumist ja kolmanda osapoole riskide hindamist.
Piiriülese suhte puhul aitab tõlgitud registrikokkuvõte vältida edasisi segadusi.
- Juriidilise isiku identifikaatorid ja aadress
- Esindaja või ametniku andmed
- Ärieesmärk ja toetavad allikadokumendid
Kuidas teha ülevaatust kaitstavaks
Hoia alles koopiaid allikatest, millele tuginesid, ja märgi, millal iga kirjet kontrolliti. Vastavuskontroll on kergem kaitsta, kui saad näidata, miks usaldasid üht allikat rohkem kui teist.
Ametlik registrimaterjal peaks tavaliselt olema turunduslehtedest kõrgemal, kui need kaks on vastuolus.
- Registreeri, millal ettevõtte andmed kontrolliti
- Säilita originaalne jaapani allikas koos ingliskeelse kokkuvõttega
- Tõsta esile lahendamata vastuolud, mitte ära peida neid
Kas soovite seda kontrollida reaalse ettevõtte vastu?
Kasuta CorpGo Japanit ettevõtte tuvastamiseks, registritunnistuse saamiseks ja ingliskeelse kokkuvõtte koostamiseks siseülevaatuseks.