Tinjauan kepatuhan paling kuat ketika dimulai dengan identitas perusahaan yang tepat. Informasi perusahaan Jepang dapat dikumpulkan dari data direktori publik, dokumen registri resmi, formulir internal, dan catatan transaksi, tetapi sumber-sumber tersebut harus direkonsiliasi dengan cermat.
Poin penting
- Identitas dan pekerjaan penyaringan harus mengarah pada entitas hukum yang sama.
- Hierarki sumber dokumen penting untuk auditabilitas.
- Kualitas terjemahan penting ketika tinjauan melintasi batas negara.
Informasi yang biasanya dibutuhkan tim kepatuhan
File kepatuhan standar biasanya membutuhkan nama entitas hukum, alamat, nomor korporasi, detail pejabat atau perwakilan, dan penjelasan aktivitas bisnis perusahaan. Titik data ini mendukung penyaringan sanksi, onboarding pelanggan, dan tinjauan risiko pihak ketiga.
Ketika hubungan lintas batas, ringkasan registri yang diterjemahkan mencegah kebingungan di hilir.
- Pengidentifikasi entitas hukum dan alamat
- Detail perwakilan atau pejabat
- Tujuan bisnis dan dokumen sumber pendukung
Cara membuat tinjauan dapat dipertanggungjawabkan
Simpan salinan bahan sumber yang Anda andalkan dan catat tanggal setiap catatan diperiksa. Tinjauan kepatuhan lebih mudah dipertahankan ketika Anda dapat menunjukkan mengapa Anda mempercayai satu sumber dibanding yang lain.
Bahan registri resmi biasanya harus lebih tinggi peringkatnya daripada halaman pemasaran ketika keduanya bertentangan.
- Catat kapan data perusahaan diperiksa
- Simpan sumber asli dalam bahasa Jepang bersama ringkasan bahasa Inggris
- Tandai ketidaksesuaian yang belum terselesaikan daripada menutupinya
Perlu diperiksa dengan perusahaan nyata?
Gunakan CorpGo Japan untuk mengidentifikasi perusahaan, mendapatkan sertifikat registri, dan menyiapkan ringkasan bahasa Inggris untuk tinjauan internal.