合規審查若從精確的公司身分開始，通常最有效。日本公司資訊可以來自公開目錄、正式登記文件、內部表單與交易紀錄，但必須仔細對齊這些來源。
重點摘要
- 主體識別與篩查工作必須指向同一法律主體。
- 文件來源的優先順序會影響可稽核性。
- 當審查跨境進行時，翻譯品質很重要。
合規團隊通常需要哪些資訊
一份標準合規檔案通常需要正式主體名稱、地址、法人編號、董事或代表人資訊，以及公司營業活動的說明。這些資料有助於制裁篩查、客戶導入與第三方風險審查。
若交易關係涉及跨境，經翻譯的登記摘要能避免後續誤解。
- 法律主體識別資訊與地址
- 代表人或高階職務資訊
- 營業目的與支援性來源文件
如何讓審查更有可辯護性
保留你實際依據的來源文件，並記下每份紀錄的查核日期。當你能說明為何信任某一來源而非另一來源時，合規審查會更容易辯護。
若正式登記資料與行銷頁面不一致，通常應優先採信正式登記資料。
- 記錄公司資料查核日期
- 保存日文原始來源與英文摘要
- 對未解決差異加以標記，而不是直接忽略
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