يجب أن يحدث التحقق من المورد قبل الموافقة على حزمة العقد النهائية، وليس بعد تحريك أمر الشراء. في اليابان، أكثر نقاط الفشل شيوعًا هي الارتباك حول أي كيان قانوني في المجموعة يزود السلع أو الخدمات فعليًا.
النقاط الرئيسية
- تحقق من كيان المورد الدقيق قبل إتمام العقد.
- طابق الموقع على العقد، مصدر الفاتورة، وسجل السجل.
- استخدم شهادة السجل للبائعين المهمين أو المتكررين.
قائمة تحقق التحقق من المورد
أكد الاسم القانوني للشركة، العنوان، الممثل، ورقم الشركة. راجع ما إذا كانت هذه التفاصيل تطابق مسودة العقد، معلومات البنك، والموقع التشغيلي الذي تتعامل معه.
إذا قال المورد إن شركة أم أو فرعًا ستصدر الفاتورة بدلاً منه، عدل ملف العناية الواجبة ليعكس الطرف المقابل الحقيقي.
- الكيان القانوني في العقد والفاتورة
- العنوان المسجل والممثل المسؤول
- الموقع الإلكتروني، النطاق، واتساق البصمة التشغيلية
متى يجب أن تصعد إلى ما هو أبعد من البحث السريع
اصعد عندما تكون قيمة العقد عالية، أو المورد يتعامل مع مواد حساسة، أو العلاقة استراتيجية مهمة. تساعد شهادة السجل المترجمة فرق المشتريات والقانون والمالية على التوافق على نفس الكيان.
هذا مفيد أيضًا عندما يكون المورد جديدًا على مؤسستك ويحتاج الموافقون الداخليون إلى دليل موضوعي.
- إنفاق كبير، سلع منظمة، أو ترتيبات توريد حصرية
- هيكل كيان غير واضح أو علامات تجارية لمجموعة شركات
- الحاجة إلى توقيع داخلي من أصحاب مصلحة غير يابانيين
هل تحتاج إلى التحقق من هذا مقابل شركة حقيقية؟
استخدم CorpGo Japan لتحديد الشركة، الحصول على شهادة السجل، وإعداد ملخص باللغة الإنجليزية للمراجعة الداخلية.