Leverandørverifikation bør ske, før den endelige kontraktpakke godkendes, ikke efter at indkøbsordren allerede er i gang. I Japan er det mest almindelige fejlpunkt forvirring om, hvilken juridisk enhed i koncernen der faktisk leverer varer eller tjenester.
Vigtige pointer
- Verificer den præcise leverandørs juridiske enhed, før kontrakten færdiggøres.
- Match kontraktunderskriver, fakturaudsteder og registreringsoptegnelse.
- Brug registreringscertifikatet for vigtige eller tilbagevendende leverandører.
En leverandørverifikationscheckliste
Bekræft det juridiske firmanavn, adresse, repræsentant og virksomhedsnummer. Gennemgå, om disse oplysninger matcher udkastet til kontrakt, bankoplysninger og det operationelle sted, du har med at gøre.
Hvis leverandøren siger, at et moderselskab eller datterselskab vil fakturere i stedet, skal du revidere due diligence-filen for at afspejle den reelle modpart.
- Juridisk enhed på kontrakt og faktura
- Registreret adresse og ansvarlig repræsentant
- Konsistens i hjemmeside, domæne og driftsaftryk
Hvornår du bør eskalere ud over et hurtigt opslag
Eskalér, når kontraktværdien er høj, leverandøren håndterer følsomme materialer, eller forholdet er strategisk vigtigt. Et oversat registreringscertifikat hjælper indkøb, jura og økonomiteams med at blive enige om den samme enhed.
Dette er også nyttigt, når leverandøren er ny for din organisation, og interne godkendere har brug for objektivt bevis.
- Store udgifter, regulerede varer eller eksklusive leveringsaftaler
- Uklart enhedsstruktur eller koncernbranding
- Behov for intern godkendelse fra ikke-japanske interessenter
Skal dette kontrolleres mod en rigtig virksomhed?
Brug CorpGo Japan til at identificere virksomheden, få registercertifikatet og forberede et engelsk resumé til intern gennemgang.