Xác minh nhà cung cấp nên diễn ra trước khi gói hợp đồng cuối cùng được phê duyệt, không phải sau khi đơn đặt hàng đã được chuyển đi. Ở Nhật, điểm thất bại phổ biến nhất là nhầm lẫn về thực thể pháp lý trong nhóm thực sự cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
Những điểm chính
- Xác minh chính xác thực thể nhà cung cấp trước khi hợp đồng được hoàn tất.
- Đối chiếu người ký hợp đồng, người phát hành hóa đơn và hồ sơ đăng ký.
- Dùng giấy chứng nhận đăng ký cho nhà cung cấp quan trọng hoặc thường xuyên.
Danh sách kiểm tra xác minh nhà cung cấp
Xác nhận tên công ty hợp pháp, địa chỉ, đại diện và mã số doanh nghiệp. Kiểm tra xem các chi tiết đó có khớp với hợp đồng dự thảo, thông tin ngân hàng và địa điểm vận hành bạn đang làm việc không.
Nếu nhà cung cấp nói công ty mẹ hoặc công ty liên kết sẽ xuất hóa đơn thay, hãy điều chỉnh hồ sơ thẩm định để phản ánh đối tác thực sự.
- Thực thể pháp lý trên hợp đồng và hóa đơn
- Địa chỉ đăng ký và đại diện chịu trách nhiệm
- Sự nhất quán về trang web, tên miền và dấu chân vận hành
Khi nào nên nâng cấp ngoài việc tra cứu nhanh
Nâng cấp khi giá trị hợp đồng cao, nhà cung cấp xử lý vật liệu nhạy cảm hoặc mối quan hệ có tính chiến lược. Giấy chứng nhận đăng ký được dịch giúp nhóm mua hàng, pháp lý và tài chính đồng thuận về cùng một thực thể.
Điều này cũng hữu ích khi nhà cung cấp mới với tổ chức của bạn và người phê duyệt nội bộ cần bằng chứng khách quan.
- Chi tiêu lớn, hàng hóa được quản lý hoặc thỏa thuận cung cấp độc quyền
- Cấu trúc thực thể không rõ ràng hoặc thương hiệu công ty nhóm
- Cần phê duyệt nội bộ từ các bên không phải người Nhật
Cần kiểm tra điều này với công ty thực tế?
Sử dụng CorpGo Japan để xác định công ty, lấy giấy chứng nhận đăng ký và chuẩn bị bản tóm tắt tiếng Anh cho đánh giá nội bộ.