La verifica del fornitore dovrebbe avvenire prima che il pacchetto contrattuale finale sia approvato, non dopo che l'ordine di acquisto è già in corso. In Giappone, il punto di fallimento più comune è la confusione su quale entità legale del gruppo stia effettivamente fornendo beni o servizi.
Punti chiave
- Verifica l'entità esatta del fornitore prima che il contratto sia finalizzato.
- Confronta il firmatario del contratto, l'emittente della fattura e il record del registro.
- Usa il certificato del registro per fornitori importanti o ricorrenti.
Checklist per la verifica del fornitore
Conferma il nome legale della società, l'indirizzo, il rappresentante e il numero aziendale. Verifica se questi dettagli corrispondono al contratto preliminare, alle informazioni bancarie e al sito operativo con cui stai trattando.
Se il fornitore dice che una società madre o affiliata emetterà la fattura, aggiorna il fascicolo di due diligence per riflettere la vera controparte.
- Entità legale su contratto e fattura
- Indirizzo registrato e rappresentante responsabile
- Coerenza tra sito web, dominio e presenza operativa
Quando è necessario approfondire oltre una ricerca rapida
Approfondisci quando il valore del contratto è elevato, il fornitore gestisce materiali sensibili o la relazione è strategicamente importante. Un certificato del registro tradotto aiuta i team di procurement, legale e finanza a concordare sulla stessa entità.
Questo è utile anche quando il fornitore è nuovo per la tua organizzazione e gli approvatori interni necessitano di prove oggettive.
- Spese elevate, beni regolamentati o accordi di fornitura esclusivi
- Struttura dell'entità poco chiara o branding di società del gruppo
- Necessità di approvazione interna da parte di stakeholder non giapponesi
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