Weryfikacja dostawcy powinna odbyć się przed zatwierdzeniem ostatecznego pakietu umowy, a nie po wystawieniu zamówienia. W Japonii najczęstszym punktem awarii jest niejasność, który podmiot prawny w grupie faktycznie dostarcza towary lub usługi.
Kluczowe wnioski
- Zweryfikuj dokładny podmiot dostawcy przed finalizacją umowy.
- Dopasuj osobę podpisującą umowę, wystawcę faktury i rekord rejestru.
- Używaj świadectwa rejestru dla ważnych lub powtarzających się dostawców.
Lista kontrolna weryfikacji dostawcy
Potwierdź prawne nazwy firmy, adres, przedstawiciela i numer korporacyjny. Sprawdź, czy te dane zgadzają się z projektem umowy, informacjami bankowymi i miejscem operacyjnym, z którym masz do czynienia.
Jeśli dostawca twierdzi, że fakturę wystawi spółka macierzysta lub powiązana, zaktualizuj dokumentację due diligence, aby odzwierciedlała rzeczywistego kontrahenta.
- Podmiot prawny na umowie i fakturze
- Zarejestrowany adres i odpowiedzialny przedstawiciel
- Spójność strony internetowej, domeny i działalności operacyjnej
Kiedy eskalować poza szybkie wyszukiwanie
Eskaluj, gdy wartość umowy jest wysoka, dostawca obsługuje materiały wrażliwe lub relacja jest strategicznie ważna. Przetłumaczone świadectwo rejestru pomaga zespołom zakupów, prawnym i finansowym uzgodnić ten sam podmiot.
Jest to też przydatne, gdy dostawca jest nowy dla twojej organizacji, a wewnętrzni zatwierdzający potrzebują obiektywnego dowodu.
- Duże wydatki, towary regulowane lub wyłączne umowy dostaw
- Niejasna struktura podmiotu lub branding grupy kapitałowej
- Potrzeba wewnętrznej akceptacji przez interesariuszy nieposługujących się japońskim
Potrzebujesz sprawdzić to na rzeczywistej firmie?
Skorzystaj z CorpGo Japan, aby zidentyfikować firmę, uzyskać zaświadczenie rejestrowe i przygotować angielskie podsumowanie do wewnętrznej analizy.