La verificación del proveedor debe ocurrir antes de que se apruebe el paquete final del contrato, no después de que la orden de compra ya esté en marcha. En Japón, el punto de falla más común es la confusión sobre qué entidad legal del grupo está realmente suministrando los bienes o servicios.
Puntos clave
- Verifique la entidad exacta del proveedor antes de finalizar el contrato.
- Haga coincidir el firmante del contrato, el emisor de la factura y el registro.
- Use el certificado del registro para proveedores importantes o recurrentes.
Lista de verificación para verificación de proveedores
Confirme el nombre legal de la empresa, dirección, representante y número corporativo. Revise si esos detalles coinciden con el borrador del contrato, la información bancaria y el sitio operativo con el que está tratando.
Si el proveedor dice que una empresa matriz o afiliada facturará en su lugar, revise el expediente de diligencia para reflejar la contraparte real.
- Entidad legal en contrato y factura
- Dirección registrada y representante responsable
- Consistencia del sitio web, dominio y huella operativa
Cuándo debe escalar más allá de una búsqueda rápida
Escale cuando el valor del contrato sea alto, el proveedor maneje materiales sensibles o la relación sea estratégicamente importante. Un certificado del registro traducido ayuda a los equipos de compras, legales y financieros a alinearse en la misma entidad.
Esto también es útil cuando el proveedor es nuevo para su organización y los aprobadores internos necesitan una prueba objetiva.
- Gastos grandes, bienes regulados o acuerdos de suministro exclusivos
- Estructura de entidad poco clara o marca de empresa del grupo
- Necesidad de aprobación interna de interesados no japoneses
¿Necesita verificar esto con una empresa real?
Utilice CorpGo Japan para identificar la empresa, obtener el certificado registral y preparar un resumen en inglés para revisión interna.