Die Lieferantenverifizierung sollte erfolgen, bevor das endgültige Vertragsdokument genehmigt wird, nicht nachdem die Bestellung bereits läuft. In Japan ist der häufigste Fehlerpunkt die Verwirrung darüber, welche juristische Person im Konzern tatsächlich die Waren oder Dienstleistungen liefert.
Wesentliche Erkenntnisse
- Verifizieren Sie die genaue Lieferanteneinheit, bevor der Vertrag abgeschlossen wird.
- Vergleichen Sie den Vertragsunterzeichner, den Rechnungsaussteller und den Registereintrag.
- Verwenden Sie das Registerzertifikat für wichtige oder wiederkehrende Lieferanten.
Checkliste zur Lieferantenverifizierung
Bestätigen Sie den rechtlichen Firmennamen, die Adresse, den Vertreter und die Unternehmensnummer. Prüfen Sie, ob diese Angaben mit dem Vertragsentwurf, den Bankdaten und dem operativen Standort übereinstimmen.
Wenn der Lieferant angibt, dass eine Muttergesellschaft oder Tochtergesellschaft die Rechnung stellt, passen Sie die Due-Diligence-Akte an, um den tatsächlichen Geschäftspartner widerzuspiegeln.
- Juristische Person im Vertrag und auf der Rechnung
- Eingetragene Adresse und verantwortlicher Vertreter
- Konsistenz von Website, Domain und operativem Standort
Wann Sie über eine schnelle Überprüfung hinaus eskalieren sollten
Eskalieren Sie bei hohem Vertragswert, wenn der Lieferant sensible Materialien handhabt oder die Beziehung strategisch wichtig ist. Ein übersetztes Registerzertifikat hilft Beschaffungs-, Rechts- und Finanzteams, sich auf dieselbe Einheit zu verständigen.
Dies ist auch nützlich, wenn der Lieferant neu für Ihre Organisation ist und interne Genehmiger objektive Nachweise benötigen.
- Hohe Ausgaben, regulierte Waren oder exklusive Liefervereinbarungen
- Unklare Einheitenstruktur oder Konzernmarken
- Interne Freigabe durch nicht-japanische Stakeholder erforderlich
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Nutzen Sie CorpGo Japan, um das Unternehmen zu identifizieren, das Registerzertifikat zu erhalten und eine englische Zusammenfassung für die interne Prüfung vorzubereiten.