Provjera dobavljača treba se obaviti prije nego što se odobri konačni paket ugovora, a ne nakon što je narudžba već u tijeku. U Japanu je najčešći problem zbunjenost oko toga koja pravna osoba u grupi zapravo isporučuje robu ili usluge.
Ključni zaključci
- Potvrdite točnu pravnu osobu dobavljača prije nego što se ugovor finalizira.
- Usporedite potpisnika ugovora, izdavatelja računa i zapis iz registra.
- Koristite potvrdu iz registra za važne ili ponavljajuće dobavljače.
Popis za provjeru dobavljača
Potvrdite pravni naziv tvrtke, adresu, predstavnika i korporativni broj. Provjerite podudaraju li se ti podaci s nacrtom ugovora, bankovnim informacijama i operativnim mjestom s kojim poslujete.
Ako dobavljač kaže da će umjesto njega fakturirati matična tvrtka ili podružnica, prilagodite dosje dubinske analize da odražava stvarnog poslovnog partnera.
- Pravna osoba na ugovoru i računu
- Registrirana adresa i odgovorni predstavnik
- Konzistentnost web stranice, domene i operativne prisutnosti
Kada treba ići dalje od brzog pretraživanja
Proširite provjeru kada je vrijednost ugovora velika, dobavljač rukuje osjetljivim materijalima ili je odnos strateški važan. Prevedena potvrda iz registra pomaže timovima nabave, pravnim i financijama da se usuglase oko iste pravne osobe.
To je također korisno kada je dobavljač nov u vašoj organizaciji i interni odobravatelji trebaju objektivan dokaz.
- Veliki iznos, regulirana roba ili ekskluzivni ugovori o opskrbi
- Nejasna struktura pravne osobe ili brendiranje grupnih tvrtki
- Potrebno interno odobrenje od ne-japanskih dionika
Trebate li ovo provjeriti s pravom tvrtkom?
Koristite CorpGo Japan za identifikaciju tvrtke, dobivanje potvrde iz registra i pripremu sažetka na engleskom za internu reviziju.