Leverantörsverifiering bör ske innan det slutgiltiga kontraktspaketet godkänns, inte efter att inköpsordern redan är på väg. I Japan är den vanligaste felpunkten förvirring om vilken juridisk enhet i koncernen som faktiskt levererar varor eller tjänster.
Viktiga insikter
- Verifiera den exakta leverantörsenheten innan kontraktet slutförs.
- Matcha kontraktets undertecknare, fakturautställare och registerpost.
- Använd registreringsbeviset för viktiga eller återkommande leverantörer.
Checklista för leverantörsverifiering
Bekräfta det juridiska företagsnamnet, adressen, företrädaren och organisationsnumret. Granska om dessa uppgifter stämmer överens med utkastet till kontrakt, bankinformation och den operativa plats du har kontakt med.
Om leverantören säger att ett moderbolag eller dotterbolag kommer att fakturera istället, revidera due diligence-filen för att återspegla den verkliga motparten.
- Juridisk enhet på kontrakt och faktura
- Registrerad adress och ansvarig företrädare
- Webbplats, domän och operativ närvaro i överensstämmelse
När du bör eskalera bortom en snabb uppslagning
Eskalera när kontraktsvärdet är högt, leverantören hanterar känsligt material eller relationen är strategiskt viktig. Ett översatt registreringsbevis hjälper inköp, juridik och ekonomi att samordna kring samma enhet.
Detta är också användbart när leverantören är ny för din organisation och interna godkännare behöver objektivt bevis.
- Stora utgifter, reglerade varor eller exklusiva leveransarrangemang
- Otydlig enhetsstruktur eller koncernvarumärke
- Behov av internt godkännande från icke-japanska intressenter
Behöver du detta kontrollerat mot ett verkligt företag?
Använd CorpGo Japan för att identifiera företaget, erhålla registreringsintyg och förbereda en engelsk sammanfattning för intern granskning.