Leverandørverifisering bør skje før den endelige kontraktspakken godkjennes, ikke etter at innkjøpsordren allerede er i gang. I Japan er det vanligste feilstedet forvirring om hvilken juridisk enhet i konsernet som faktisk leverer varer eller tjenester.
Viktige punkter
- Verifiser den eksakte leverandørselskapsenheten før kontrakten er ferdigstilt.
- Samsvar kontraktssignatar, fakturautsteder og registerpost.
- Bruk registerbeviset for viktige eller gjentakende leverandører.
En sjekkliste for leverandørverifisering
Bekreft det juridiske selskapsnavnet, adresse, representant og foretaksnummer. Sjekk om disse detaljene samsvarer med kontraktsutkast, bankinformasjon og det operative stedet du har med å gjøre.
Hvis leverandøren sier at et morselskap eller datterselskap vil fakturere i stedet, oppdater due diligence-mappen for å reflektere den reelle motparten.
- Juridisk enhet på kontrakt og faktura
- Registrert adresse og ansvarlig representant
- Nettside, domene og operasjonell tilstedeværelse samsvarer
Når du bør eskalere utover et raskt oppslag
Eskalér når kontraktsverdien er høy, leverandøren håndterer sensitive materialer, eller forholdet er strategisk viktig. Et oversatt registerbevis hjelper innkjøp, juridiske og økonomiteam å samkjøre på samme enhet.
Dette er også nyttig når leverandøren er ny for organisasjonen din og interne godkjennere trenger objektivt bevis.
- Store utgifter, regulerte varer eller eksklusive leveringsavtaler
- Uklart enhetsstruktur eller konsernmerkevare
- Behov for intern godkjenning fra ikke-japanske interessenter
Trenger du dette sjekket mot et ekte selskap?
Bruk CorpGo Japan for å identifisere selskapet, skaffe registerbevis og utarbeide en engelsk oppsummering for intern gjennomgang.