Leveranciersverificatie moet plaatsvinden voordat het definitieve contractpakket wordt goedgekeurd, niet nadat de inkooporder al in behandeling is. In Japan is het meest voorkomende faalpunt verwarring over welke juridische entiteit in de groep daadwerkelijk de goederen of diensten levert.
Belangrijkste punten
- Verifieer de exacte leverancierentiteit voordat het contract wordt afgerond.
- Vergelijk de contractondertekenaar, factuuruitgever en registergegevens.
- Gebruik het registratiedocument voor belangrijke of terugkerende leveranciers.
Een checklist voor leveranciersverificatie
Bevestig de wettelijke bedrijfsnaam, het adres, de vertegenwoordiger en het bedrijfsnummer. Controleer of deze gegevens overeenkomen met het conceptcontract, bankinformatie en de operationele locatie waarmee u te maken heeft.
Als de leverancier zegt dat een moederbedrijf of dochteronderneming zal factureren, pas dan het due diligence-dossier aan om de werkelijke tegenpartij weer te geven.
- Juridische entiteit op contract en factuur
- Geregistreerd adres en verantwoordelijke vertegenwoordiger
- Consistentie van website, domein en operationele aanwezigheid
Wanneer u verder moet gaan dan een snelle controle
Escaleer wanneer de contractwaarde hoog is, de leverancier gevoelige materialen beheert of de relatie strategisch belangrijk is. Een vertaald registratiedocument helpt inkoop-, juridische en financiële teams om op dezelfde entiteit af te stemmen.
Dit is ook nuttig wanneer de leverancier nieuw is voor uw organisatie en interne goedkeurders objectief bewijs nodig hebben.
- Grote uitgaven, gereguleerde goederen of exclusieve leveringsafspraken
- Onduidelijke entiteitsstructuur of groepsbedrijfbranding
- Noodzaak van interne goedkeuring door niet-Japanse belanghebbenden
Wilt u dit controleren bij een echt bedrijf?
Gebruik CorpGo Japan om het bedrijf te identificeren, het registercertificaat te verkrijgen en een Engelse samenvatting voor interne beoordeling op te stellen.