Verificarea furnizorului trebuie să aibă loc înainte ca pachetul final de contract să fie aprobat, nu după ce comanda de cumpărare este deja în curs. În Japonia, cel mai frecvent punct de eșec este confuzia privind care entitate legală din grup furnizează efectiv bunurile sau serviciile.
Aspecte cheie
- Verificați entitatea exactă a furnizorului înainte de finalizarea contractului.
- Potriviți semnatarul contractului, emitentul facturii și înregistrarea din registru.
- Folosiți certificatul de registru pentru furnizorii importanți sau recurenti.
Lista de verificare pentru verificarea furnizorului
Confirmați numele legal al companiei, adresa, reprezentantul și numărul corporativ. Verificați dacă aceste detalii corespund contractului preliminar, informațiilor bancare și locației operaționale cu care lucrați.
Dacă furnizorul spune că o companie-mamă sau afiliată va emite factura, actualizați dosarul de diligență pentru a reflecta contrapartea reală.
- Entitatea legală din contract și factură
- Adresa înregistrată și reprezentantul responsabil
- Consistența site-ului web, domeniului și prezenței operaționale
Când să escaladați dincolo de o căutare rapidă
Escalați când valoarea contractului este mare, furnizorul gestionează materiale sensibile sau relația este strategică. Un certificat de registru tradus ajută echipele de achiziții, juridice și financiare să se alinieze asupra aceleiași entități.
Este util și când furnizorul este nou pentru organizația dvs. și aprobatorii interni au nevoie de dovezi obiective.
- Cheltuieli mari, bunuri reglementate sau acorduri exclusive de aprovizionare
- Structură neclară a entității sau branding de grup
- Necesitatea aprobării interne de la părți interesate non-japoneze
Aveți nevoie să verificați asta cu o companie reală?
Folosiți CorpGo Japan pentru a identifica compania, a obține certificatul de registru și a pregăti un rezumat în limba engleză pentru revizuire internă.