供應商查核應在最終合約包核准前完成，而不是採購單已經開始流轉後才做。在日本，最常見的失誤點，是搞不清楚實際提供商品或服務的究竟是集團中的哪個法律主體。
重點摘要
- 在合約定稿前先確認正確供應主體。
- 比對合約簽署人、發票開立主體與登記紀錄。
- 對重要或長期供應商，應取得登記證明。
供應商查核清單
確認正式公司名稱、地址、代表人與法人編號，並檢視這些資訊是否與合約草案、銀行資料及實際對接的營運據點一致。
若供應商表示將由母公司或關係企業開立發票，就應更新盡調檔案，明確記載真正的交易對手。
- 合約與發票上的法律主體
- 登記地址與負責代表人
- 網站、網域與營運足跡的一致性
何時應從快速查詢升級
當合約金額高、供應商處理敏感物料，或該合作關係具有策略重要性時，就應升級處理。經翻譯的登記證明能讓採購、法務與財務團隊對同一主體形成共識。
當供應商是你組織的新合作對象，而內部核准者需要客觀證據時，這也特別有幫助。
- 高金額、受管制商品或排他供應安排
- 主體架構不清或集團品牌混用
- 需要向非日文內部利害關係人取得批准
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