Ověření dodavatele by mělo proběhnout před schválením finální smlouvy, ne až poté, co je objednávka již v pohybu. V Japonsku je nejčastějším problémem záměna, která právní entita ve skupině skutečně dodává zboží nebo služby.
Klíčové poznatky
- Ověřte přesnou entitu dodavatele před finalizací smlouvy.
- Porovnejte podepisující smlouvu, vystavitele faktury a záznam v rejstříku.
- Použijte výpis z rejstříku u důležitých nebo opakujících se dodavatelů.
Kontrolní seznam ověření dodavatele
Potvrďte právní název společnosti, adresu, zástupce a korporační číslo. Zkontrolujte, zda tyto údaje odpovídají návrhu smlouvy, bankovním údajům a provoznímu místu, se kterým jednáte.
Pokud dodavatel uvádí, že fakturu vystaví mateřská společnost nebo přidružená firma, upravte due diligence soubor tak, aby odrážel skutečnou protistranu.
- Právní entita ve smlouvě a na faktuře
- Registrovaná adresa a odpovědný zástupce
- Konzistence webu, domény a provozní stopy
Kdy eskalovat nad rámec rychlého vyhledání
Eskalujte, pokud je hodnota smlouvy vysoká, dodavatel nakládá s citlivými materiály nebo je vztah strategicky důležitý. Přeložený výpis z rejstříku pomáhá týmům nákupu, právním a finančním sladit se na stejné entitě.
To je také užitečné, když je dodavatel novým partnerem a interní schvalovatelé potřebují objektivní důkaz.
- Velké výdaje, regulované zboží nebo exkluzivní dodavatelské dohody
- Nejasná struktura entity nebo branding skupiny
- Potřeba interního schválení od ne-japonských zainteresovaných stran
Potřebujete ověřit skutečnou společnost?
Použijte CorpGo Japan k identifikaci společnosti, získání rejstříkového osvědčení a přípravě anglického shrnutí pro interní kontrolu.