La vérification du fournisseur doit avoir lieu avant que le paquet final du contrat soit approuvé, pas après que le bon de commande soit déjà en cours. Au Japon, le point d'échec le plus courant est la confusion sur l'entité légale du groupe qui fournit réellement les biens ou services.
Points clés
- Vérifiez l'entité fournisseur exacte avant la finalisation du contrat.
- Faites correspondre le signataire du contrat, l'émetteur de la facture et le registre.
- Utilisez le certificat du registre pour les fournisseurs importants ou récurrents.
Liste de contrôle de vérification fournisseur
Confirmez le nom légal de l'entreprise, l'adresse, le représentant et le numéro d'entreprise. Vérifiez si ces détails correspondent au projet de contrat, aux informations bancaires et au site opérationnel avec lequel vous traitez.
Si le fournisseur indique qu'une société mère ou une filiale facturera à la place, modifiez le dossier de diligence pour refléter la vraie contrepartie.
- Entité légale sur le contrat et la facture
- Adresse enregistrée et représentant responsable
- Cohérence du site web, du domaine et de la présence opérationnelle
Quand escalader au-delà d'une recherche rapide
Escaladez lorsque la valeur du contrat est élevée, que le fournisseur gère des matériaux sensibles ou que la relation est stratégiquement importante. Un certificat de registre traduit aide les équipes d'approvisionnement, juridiques et financières à s'aligner sur la même entité.
Ceci est également utile lorsque le fournisseur est nouveau dans votre organisation et que les approbateurs internes ont besoin d'une preuve objective.
- Dépenses importantes, biens réglementés ou accords d'approvisionnement exclusifs
- Structure d'entité peu claire ou marque de groupe
- Nécessité d'une approbation interne par des parties prenantes non japonaises
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